TUGAS SITEM DAN KOMUNIKASI PERKANTORAN

SISTEM DAN KOMUNIKASI PERKANTORAN

A.    SISTEM PERKANTORAN

1.      PENGERTIAN SISTEM PERKANTORAN

Sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.

2.     Prinsip Prinsip Sistem Perkantoran

1.  Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah    pengawasan.
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4. Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.

3.     Perencanaan Sistem Perkantoran

Perencanaan Sistem Perkantoran menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang  perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan:

a.       Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran.

b.      Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran

c.    Pengunaan peralatan dan perlengkapan perkantoran.

Manfaat perencanaan sistem perkantoran yang baik :

a.       Kelancaran, dan mencegah kesalahan pekerjaan

b.      Pengurangan keterlambatan, hambatan

c.       Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan

d.      Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha

e.       Kordinasi berbagai seksi dalam organisasi

f.       Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.

4.     Azas Sistem Perkantoran

Asas Sistem perkantoran yang baik sbb:

a.    Arus kerja lancar.

b.    Menghindari kekembaran kerja dan warkat.

c.    Mondar-mandirnya para petugas berlangsung minimum.

d.    Menghindari tulis-menulis yang tidak pertu.

e.    Memanfaatkan kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja.

f.     Menjaga jumlah pekerjaan dengan perbekalan kertas minimum.

g.    Mencegah banyaknya pencatatan dan pengecekan yang tak perlu, dengan menerapkan prinsip manajemen berdasarkan pengecualian (bilamana prosedur rutin telah ditetapkan dan dijadwalkan, maka tidak perlu semua urusan dilakukan pencatatan, kecuali ada hal-hal khusus, itupun seminimal mungkin.

h.    Memanfaatkan mesin-mesin, tetapi tidak berlebihan.

i.      Tidak rumit tapi efektif. 

5.     Pentingnya Sistem Perkantoran

a.    Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lancer.

b.    Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.

c.    Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.

d.    Menimbulkan koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berlainan.

e.    Membantu dalam latihan pegawai baru.

f.     Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha yang penting.

6.     Karakteristik sistem

a.    Fleksibel

b.    Mudah diadaptasikan

c.    Sistematis

d.    Fungsional

e.    Sederhana

f.     Pemanfaatan sumber daya yang optimal.

7.     Unsur Sistem

a.    Input

b.    Processing

c.    Output

d.    Feedback

e.    Pengawasan

B.     KOMUNIKASI PERKANTORAN

1.     Pengertian Sistem Perkantoran

Pengertian Komunikasi Kantor Komunikasi kantoradalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan.

2.     Jenis JenisKomunikasi Kantor

Berikut ada beberapa jenis komunikasi kantor:

a.       Komunikasi atas ke bawah

Salah satu jenis komunikasi kantor yang pertama adalah komunikasi yang bisa disebut dengan komunikasi atas ke bawah, atau komunikasi top down. Komunikasi ini menunjukkan dua hal, yaitu bahwa pengirim pesan memiliki kedudukan struktural yang lebih tinggi daripada penerima pesan. Dengan kata lain, komunikasi ini layaknya komunikasi antara bos dan pembantunya.

b.    Komunikasi bawah ke atas

Jenis komunikasi yang kedua dapat dianggap sebagai lawan dari komunikasi yang pertama. Komunikasi yang kedua, seperti judulnya, adalah komunikasi bawah ke atas. Mungkin kamu telah menduga bahwa maksud dari komunikasi ini adalah komunikasi yang berasal dari komunikator yang berkedudukan secara struktural lebih rendah daripada komunikan yang diajak bicara. Dan memang, itulah yang dimaksud dengan komunikasi bawah ke atas.

c.    komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal sebenarnya mengandung baik komunikasi bawah ke atas ataupun komunikasi atas ke bawah. Komunikasi vertikal ini terjadi ketika komunikasi bawah ke atas dan komunikasi atas ke bawah terjadi secara bersamaan, atau dalam waktu yang berdekatan. Pada praktiknya, hampir selalu komunikasi ini terjadi karena biasanya komunikasi atas ke bawah atau sebaliknya akan segera direspons oleh komunikan yang sedang diajak bicara.

Komunikasi vertikal merupakan salah satu jenis komunikasi yang banyak terjadi di dalam sebuah kantor, oleh karena itu komunikasi yang satu ini menempati posisi tersendiri sebagai salah satu di antara jenis komunikasi besar yang terjadi di sebuah kantor. Apabila kamu membaca jenis komunikasi adalah komunikasi vertikal, besar kemungkinan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi tersebut adalah salah satu jenis komunikasi kantor.

d.    Komunikasi Horizontal

Dari namanya, mungkin telah kelihatan bahwa komunikasi ini merupakan antitesa atau jenis yang berlainan secara langsung dengan komunikasi vertikal. Hal ini memang benar, karena komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang dilakukan antara komunikator dan komunikan yang secara struktural memiliki kedudukan yang sama. Dengan kata lain, baik komunikator dan komunikan memiliki hubungan sebagai rekan kerja, entah posisinya sebagai pegawai kebersihan, penerima tamu, dan lain sebagainya.

Komunikasi horizontal oleh karenanya tidak mengandung unsur perintah ataupun kewajiban untuk mengikuti perkataan dari orang lain yang terlibat dalam suatu pembicaraan, sekaligus juga tidak memberikan hak komunikator untuk menyuruh komunikan yang dia ajak bicara karena posisinya sama-sama setara.

e.    Komunikasi lisan

Sesuai namanya, komunikasi ini adalah komunikasi yang dilakukan dengan media lisan alias melalui percakapan secara langsung antara komunikator dan komunikan yang diajak bicara dalam suatu komunikasi tertentu. Komunikasi lisan merupakan jenis komunikasi yang didasarkan pada media penyampaian pesan tersebut, yang dalam hal ini adalah pada bentuk lisan yang dimiliki oleh komunikasi ini. Komunikasi lisan adalah salah satu jenis kantor yang paling banyak dilakukan dalam kehidupan kantor sehari-hari karena sifatnya yang fleksibel dan bisa dilakukan oleh hampir semua orang dan tentunya memberikan feedback yang memiliki kekhasan, yaitu adanya dimensi ikatan personal yang bermain di antara komunikasi lisan, baik bernilai positif ataupun negatif.

f.      Komunikasi tulisan

Komunikasi tulisan adalah pasangan dari komunikasi lisan. Seperti yang mungkin telah kau duga, komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan media tulisan oleh para komunikatornya untuk menyampaikan pesan pada komunikan yang mereka miliki. Komunikasi tulisan biasanya banyak dilakukan pada mereka yang sangat sulit untuk ditemui atau pada kebutuhan untuk mengomunikasikan suatu gagasan pada khalayak yang luas tetapi waktunya terbatas.

3.     Sarana komunikasi kantor

    sarana komunikasi yg ada dikantor diantaranya :

a.     Tatap Muka Langsung

b.    Surat Menyurat antar seksi (Nota Dinas)

c.     Telpon antar Seksi

d.    Speaker pengumuman yg ada di tiap ruangan

e.     Suatu Aplikasi intranet yg bernama : Pop Up

f.     e-mail

g.    Group WA Kantor

4.     Unsur Unsur Komunikasi

Terdapat beberapa unsur komunikasi, antara lainnya adalah :

a.     Komunikator

Komunikator merupakan pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan dalam proses komunikasi. Dengan kata lain, komunikator adalah seseorang atau sekelompok orang yang memiliki inisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan atau interaksi.

Komunikator tidak hanya berperan sebagai pengirim pesan saja. Akan tetapi juga memberikan sebuah respon atau tanggapan dan menjawab dari proses komunikasi yang sedang berlangsung.

Baik itu secara langsung maupun tidak langsung.

b.    Pesan Atau Informasi

Pesan atau informasi merupakan keseluruhan apa yang disampaikan oleh komunikator. Pesan bisa berupa sebuah kata-kata, tulisan, gambaran, atau sebuah perantara lainnya.

Pesan ini mempunyai inti, yaitu mengarah pada usaha untuk mengubah sikap dan tingkah laku orang lain.

Inti pesan akan selalu mengarah kepada tujuan akhir komunikasi tersebut.

c.     Sarana Komunikasi atau Channel

Sarana komunikasi atau channel dapat disebut dengan media yang digunakan sebagai penyalur pesan dalam sebuah proses komunikasi.

Pemilihan sarana atau media dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan.

d.    Komunikan atau Receiver

Komunikan adalah sebutan bagi orang yang menerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator. Komunikan dapat terdiri dari satu roang atau lebih dan bisa pula dalam bentuk kelompok.

Dalam sebuah proses komunikasi, komunikasi merupakan elemen penting karena dialah yang menjadi sasaran komunikasi dan bertanggung jawab untuk bisa mengerti pesan yang disampaikan dengan baik dan benar.

e.     Umpan Balik atau Feedback

Umpan balik bisa diartikan sebagai jawaban komunikan atas pesan yang diberikan oleh komunikator kepadanya. Pada komunikasi yang dinamis, komunikator dan komunikan akan terus menerus bertukar peran

f.      Dampak atau Effect

Dampak adalah efek perbedaan yang dialami oleh komunikan sebelum dan sesudah menerima pesan. Apabila sikap dan tingkah laku komunikan berubah sesuai dengan isi pesan, maka komunikator telah berhasil dengan baik.

Dampak atau effect sesungguhnya dapat dilihat dari personal opinion, public opinion, ataupun majority opinion.

Namun semua itu mengarah kepada perubahan yang terjadi pada komunikan setelah menerima pesan yang disampaikan oleh komunikator.

5.     Tujuan Komunukasi Perkantoran

Berikut ada beberapa tujuan komunikasi perkantorn

a.      Supaya yang disampaikan komunikator dapat dimengerti olehkomunikan. Agar dapat dimengerti oleh komunikan maka komunikatorperlu menjelaskan pesan utama dengan sejelas-jelasnya dan sedetail mungkin.

b.      Agar dapat memahami orang lain. Dengan melakukan komunikasi, setiap individu dapat memahami individu yang lain dengan kemampuan mendengar apa yang dibicarakan orang lain.

c.       Agar pendapat kita diterima orang lain. Komunikasi dan pendekatan persuasif merupakan cara agar gagasan kita diterima oleh orang lain. *.Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu. Komunikasi dan pendekatan persuasif kita mampu membangun persamaan presepsi dengan orang kemudian menggerakkannya sesuai keinginan kita.